Back Office Leitung & Customer Support

Bist du ein:e Meister:in der Organisation, fühlst dich in der Verantwortung wohl und zeigst Eigeninitiative? Du hast ein Auge für Details und eine Leidenschaft dafür, Dinge hinter den Kulissen am Laufen zu halten? Kommunikation & Kundenservice sind deine Stärken und du liebst es, Lösungen zu finden, die sowohl das Unternehmen als auch die Kunden glücklich machen?

Back Office Leitung & Customer Support

38,5h / Woche

Als unser:e Back Office Manager:in und Customer Support Spezialist:in bist du das Rückgrat unseres Teams. Du sorgst für einen reibungslosen Betriebsablauf, indem du administrative Aufgaben managst, Buchhaltungsluft schnupperst, effiziente Prozesse implementierst und unsere Kundenbetreuung auf ein neues Niveau hebst.

Wenn du ein natürlicher Problemlöser bist, Freude daran hast, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten, und eine Affinität für exzellenten Kundenservice mitbringst, dann könntest du genau die Person sein, die wir suchen.

Deine Aufgaben in der Naturakademie:

• Bearbeitung von Kundenanfragen über Telefon, E-Mail, Post und Chat
• Optimierung interner Prozesse und Systeme durch die Analyse bestehender Abläufe und die Einführung neuer Tools oder Methoden im administrativen Bereich
• Leitung von Projekten im administrativen Bereich, einschließlich Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten zur Verbesserung der Büroinfrastruktur und -services
• Datenpflege und -management durch sorgfältige Erfassung und Aktualisierung von Kundendaten in den internen & externen Tools & Shopsystemen
• Organisation und Verwaltung der Anmeldungen und Teilnehmerlisten für Seminare, Workshops und andere Veranstaltungen der Akademie.
• Organisation von Terminen und Veranstaltungen, inklusive Planung und Koordination interner Events
• Verwaltung von Dokumenten und Unterlagen, einschließlich Erstellung, Bearbeitung und Archivierung wichtiger Dokumente und Verträge
• Management von Kooperationspartnern, Lieferantenbeziehungen und Verhandlungen mit Dienstleistern
• Unterstützung des Teams durch Übernahme verschiedener administrativer und organisatorischer Back-Office-Aufgaben
• Regelmäßiges Reporting durch Erstellung von Berichten über Kundenserviceaktivitäten und Kundenfeedback
• Sicherstellung der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien
• Unterstützung bei der Buchhaltung, Überwachung von Rechnungen, Zahlungen und Mahnungen sowie Zusammenarbeit mit dem Finanzteam zur Erstellung von Berichten.
• Sicherstellen eines gut organisierten und funktionalen Büroumfelds, einschließlich Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und -ausrüstung.

Du bist ein organisierter A-Player mit:

• Betriebswirtschaftlicher Ausbildung oder fundierten Kenntnissen durch tägliche Praxis in verwandten Bereichen
• Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung im Back Office & Customer Support
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort & Schrift
• Hohe Kunden- und Serviceorientierung
• Ausgezeichnete Kenntnisse von Office-Programmen, wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook (bzw. Apple-Pendants)
• Sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse für eine schnelle Einarbeitung in firmenspezifische Software & Tools inkl. Wordpress
• Kenntnisse in Sales, Buchhaltung & CRM Systemen von Vorteil

Wenn du zusätzlich gerne im Team arbeitest, super eigenverantwortlich & selbstorganisiert, herzlich, humorvoll, bodenständig, neugierig auf neue Technologien, Tools & Trends und an der Natur interessiert bist, dann passen wir perfekt zusammen.

Wir bieten:

• Coole Teamkolleg:innen und eine freundliche, offene Unternehmenskultur.
• Flexible Arbeitszeitmodelle und Home-Office nach Vereinbarung.
• Zusätzliche 1-2 Wochen Travel & Work, wenn du deinen Urlaub aufbrauchst.
• Gestaltungs- und Verantwortungsspielraum, der es dir ermöglicht, mit uns zu wachsen.
• Snacks, Kaffee und Milch for free.
• Zusätzliche freie Tage an deinem Geburtstag sowie zu Weihnachten und Silvester.
• Gute öffentliche Anbindung.

Plus:

• Abenteuerliche gemeinsame Teamaktivitäten

• Spannende Aus- & Fortbildungen

• Dein Geburtstag = zusätzlich dein freier Tag

Das Mindestbruttogehalt laut Kollektivertrag für diese Position mit 38.5 Stunden / Woche beträgt 2.471 EUR pro Monat mit absoluter Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Berufserfahrung. (Diese Angabe ist gesetzlich erforderlich, die tatsächliche Bezahlung orientiert sich allerdings klar an der individuellen Ausbildung & Erfahrung.)

Deine Bewerbung übersende uns bitte bis 15.01.2025 via Bewerbungsplattform: https://jobs.talenthr.io/naturakademie/back-office-leitung-customer-support/2

Wir benötigen folgende Unterlagen & Informationen von dir:

• deinen Lebenslauf

• dein/e Dienstgeberzeugnisse/e

• möglicher Arbeitsbeginn & Gehaltsvorstellung

• und ein kurzes Vorstellungsvideo per E-Mail. Zeige uns in einem 1-minütigen Video unkompliziert, wer du bist es muss nicht perfekt sein, wir freuen uns auf einen kleinen persönlichen Einblick um mehr über dich zu erfahren! Bitte lass uns dein Bewerbungsvideo via E-Mail zukommen. Die restliche Bewerbung wird ausschließlich über dieses Formular angenommen: https://jobs.talenthr.io/naturakademie/back-office-leitung-customer-support/2

Wir freuen uns auf dich!

Naturakademie Villa Natura GesmbH
Mag. Lisa Reisenhofer #gernperdu
lisa.reisenhofer@naturakademie.com
Web: https://jobs.talenthr.io/naturakademie/back-office-leitung-customer-support/2